La gestion du temps a une incidence considérable sur notre vie, qu'il s'agisse de nos revenus ou de notre niveau de satisfaction.

Apprendre à gérer son temps a des répercussions sur tous les aspects de la vie, de la capacité à atteindre des objectifs importants à la satisfaction que l'on éprouve à la fin de la journée. Les stratégies de gestion du temps peuvent être utiles, mais nombre d'entre elles manquent leur cible parce qu'elles ne s'attaquent pas aux habitudes et prédispositions sous-jacentes qui conduisent à une mauvaise gestion du temps.

Je n'ai jamais été une adepte des trucs et astuces de productivité. Je préfère garder les choses simples. Je jette un coup d'œil à mon agenda, je note la liste des choses que je veux faire ce jour-là et je me mets au travail. 

Mais après avoir tant entendu parler de la technique pomodoro, je me suis dit que je devais l'essayer. De nombreuses personnes m'ont dit que cette technique les avait aidées à se concentrer et à augmenter leur productivité. Je me suis donc dit qu'un essai ne pouvait pas faire de mal et que, si tout se passait bien, je trouverais peut-être même une nouvelle tactique pour m'attaquer à mon interminable liste de choses à faire.

Vous trouverez ci-dessous mes conseils et des exemples personnels, mais tout d'abord…

Qu'est-ce que la Technique Pomodoro et comment l'utiliser ?

La technique Pomodoro est un système de gestion du temps qui encourage les gens à travailler avec le temps dont ils disposent, plutôt que contre lui. Les étapes de base sont les suivantes :

• Choisissez une seule tâche sur laquelle vous concentrer.
• Réglez un minuteur sur 25 minutes et travaillez uniquement sur la tâche choisie.
• Au bout de 25 minutes, faites une pause de cinq minutes.
• Répétez les étapes 1 à 3 quatre fois.
• Faites une pause plus longue d'environ 15 à 30 minutes.

La méthode Pomodoro consiste à diviser votre journée de travail en périodes de concentration de 25 minutes suivies de pauses de 5 minutes. Chacune de ces périodes de concentration, plus une période de pause, est appelée "Pomodoro", d'après le minuteur en forme de tomate utilisé pour la première fois pour tester la méthode.

L'idée sous-jacente à cette technique est que le minuteur crée un sentiment d'urgence. Plutôt que d'avoir l'impression de disposer d'un temps infini pour faire les choses et de gaspiller ces précieuses heures de travail en distractions, vous savez que vous n'avez que 25 minutes pour avancer le plus possible sur une tâche.

D'accord, mais la technique Pomodoro fonctionne-t-elle vraiment ?

Même si je suis sceptique des "hack" de productivité, j'ai essayé la Technique pendant un mois entier. Etonnant ! J'ai fini par apprécier cette méthode et c'est probablement quelque chose que je continuerai à mettre en œuvre lorsque je voudrai augmenter ma productivité d'un cran.

Gestion de l'attention vs. gestion des tâches

En considérant votre vaisseau énergétique, réfléchissez à la manière dont votre attention varie tout au long de la journée. Chaque personne est différente, mais nous avons tous des schémas qui peuvent nous éclairer sur la manière dont nous préférons travailler. Peut-être aimez-vous travailler sur des projets longs et intensifs en buvant un verre de vin le soir. Ou peut-être préférez-vous accomplir les tâches les plus lourdes dès le matin.

Quel que soit votre cas, prenez-en note et réfléchissez à la manière dont cela se traduit dans votre journée de travail. De nombreuses personnes éprouvent des difficultés à passer dune tâche importante et compliquée à une petite tâche rapide. Cela n'est pas dû au contenu même des tâches, mais au type d'attention qu'elles requièrent. Au lieu de diviser votre journée par projet, envisagez de la diviser par type d'attention :

• Regroupez toutes vos petites tâches rapides et accomplissez-les simultanément.
• Ensuite, faites une pause et laissez votre esprit se réinitialiser.
• À votre retour, attaquez-vous à l'un de vos grands projets qui prennent du temps.
•  Planifiez ces tranches de temps de manière à ce qu'elles coïncident avec le moment de la journée que vous préférez pour ce type d'attention.

Remarquez-vous un thème ici ? Il s'agit de travailler avec vos préférences plutôt que contre elles.

Apprenez votre chaîne comportementale

Les habitudes régissent notre vie et constituent notre mode de fonctionnement quotidien. Elles peuvent nous être utiles, mais aussi nous freiner. S'il est vrai que travailler avec ses schémas naturels peut être une excellente stratégie, il est parfois nécessaire de se défaire de ses habitudes.

Tout d'abord, il convient de comprendre le concept de chaîne comportementale : Déclencheur ➡️ Pensée ➡️ Action ➡️ Conséquence. Quelque chose se produit dans votre environnement, qui déclenche une pensée, vous fait agir et entraîne une conséquence. Prenons l'exemple suivant :

Une réunion est imminente, mais vous êtes plongé dans un projet. Cela déclenche une pensée : "Je vais travailler encore quelques minutes". Cette pensée vous pousse à agir : Vous continuez à travailler au-delà de l'heure prévue. Il en résulte une conséquence : vous arrivez mal préparé à votre réunion.

Il est donc important d'identifier les habitudes à supprimer et celles avec lesquelles vous pouvez travailler. Une fois cette étape franchie, vous êtes prêt à briser la chaîne comportementale. Il existe des livres sur la façon de rompre avec les habitudes dont celle de James Clear “ Atomic Habits”. 

Se récompenser

Une chose qui aide à établir de nouvelles habitudes ? Le renforcement positif. Aidez à mettre en place de nouvelles stratégies en vous offrant une récompense lorsque vous réussissez, comme un plat à emporter de votre restaurant préféré ou une sortie un week-end avec vos amis. Les récompenses facilitent l'ancrage de nouvelles approches dans des vêtements durables.

Apporter le changement, être le changement

Lorsque nous apportons à notre vie quotidienne des changements qui vont dans le sens de nos forces plutôt que contre elles ou que nous commençons à briser nos chaînes comportementales (et que nous nous présentons préparés à nos réunions), des choses positives se produisent.

Nos collègues nous complimentent sur notre travail. Nos patrons nous accordent plus d'autonomie et de confiance. Notre énergie est moins épuisée à la fin de la journée. Nous commençons à faire avancer les choses - et c'est un sentiment magnifique et gratifiant.

Concilier croissance personnelle et professionnelle

En tant que jeune professionnel, le temps est notre bien le plus précieux et nous devons l'utiliser à bon escient pour en profiter. Jongler entre notre vie professionnelle et notre vie personnelle peut s'avérer délicat, mais n'ayez crainte - voici trois stratégies de gestion du temps qui changeront la donne et vous aideront à reprendre le contrôle et à trouver cet équilibre insaisissable.

1. Établir des priorités avec détermination : la première clé pour débloquer notre productivité réside dans l'art d'établir des priorités. Chaque matin, prenez le temps d'identifier vos priorités pour la journée. Quelles sont les tâches qui vous permettront de faire avancer les choses de la manière la plus significative ? Un bloc note ou votre téléphone suffisent. 

2. Regroupez vos tâches : Qu'il s'agisse de répondre à des courriels, d'appeler des clients ou de travailler sur des projets créatifs, le fait d'allouer des plages de temps spécifiques à des tâches similaires permet de mieux se concentrer et d'être plus efficace. Cette stratégie permet non seulement de rationaliser le flux de travail, mais aussi de libérer de l'espace mental pour des aspects plus essentiels de notre vie en dehors du travail.

3. La magie du blocage du temps : En réservant intentionnellement des moments pour les différents aspects de votre vie, vous créez un emploi du temps structuré mais flexible. Cela vous permet non seulement de vous acquitter de vos responsabilités professionnelles, mais aussi de consacrer du temps à vos loisirs, à vos relations personnelles et à vos soins personnels. C'est le secret d'une vie bien remplie et épanouissante.

Ma relation avec le temps … 

Au début de l'année 2023, j'ai pris la résolution de mieux utiliser mon temps pour mon développement professionnel. Cela impliquait de réduire mes sorties sociales et de me concentrer sur l'élargissement de mon expertise en matière de développement durable. J'ai décidé de me porter candidate à des conférences internationales pour mettre en valeur mes compétences et contribuer à un plus grand impact. La préparation de ces candidatures a demandé beaucoup d'énergie, de concentration et de temps dans la construction de dossiers.  Concilier mes voyages professionnels et mes objectifs personnels s'est avéré difficile, mais j'étais heureuse de célébrer les opportunités que j'avais réussi à atteindre.

Cependant, en novembre, j'ai ressenti un grave épuisement professionnel, ce qui m'a amené à avoir une conversation sérieuse avec mon mentor. Celle-ci m’a encouragé à lâcher prise et à me féliciter. J’avais déjà postulé à plus de 50 programmes dont j’ai participé sur 69%. C'était déjà un très grand exploit. Durant cette période, j’avais deux voyages à l’étranger prévus avec des dates de vol très rapprochées, avec seulement un jour de décalage entre les deux. Bien que les deux voyages soient importants, j’ai pris conscience de l’importance de ma santé mentale. J’ai donc dû faire un choix en fonction de mes priorités et annuler l’un des voyages afin de me consacrer pleinement à celui qui correspondait à 100% à mes aspirations. Un mois auparavant, j’aurais tout fait pour être présente dans ces deux pays en si peu de temps, ce qui aurait eu pour conséquence, un surmenage et une  réduction dans ma productivité. En situation de gestion des priorités et du temps, il est essentiel de reconnaître que certaines décisions nécessitent des compromis. Dans ce cas précis, annuler l’un des voyages était nécessaire pour préserver ma santé mentale et garantir que je puisse pleinement profiter et m’investir dans le voyage restant. En prenant cette décision, j’ai pu aligner mes actions sur mes aspirations personnelles et professionnelles, tout en évitant d’être submergée par des engagements multiples. Enfin, Il est évident qu'il est essentiel de comprendre que l'on ne peut pas tout faire et de hiérarchiser les tâches et les objectifs en fonction du temps. 

Conclusion 

Il est crucial de reconnaître l'importance de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de donner la priorité au bien-être personnel pour éviter l'épuisement professionnel. 

La gestion du temps est l'atout le plus important pour les professionnels. Il n'y a pas 4000 étapes pour gérer son temps et il n'est pas nécessaire de suivre les conseils d'un consultant ou d'un conférencier motivant. Tout dépend de vous et de votre état d'esprit qui vous permet de prendre des mesures qui vous aideront à gérer cette précieuse source  qu’est le TEMPS. 

Article rédigé par Mlle Liza Ingrid Kouassi.